BOLETÍN / 2002 - PRIMER TRIMESTRE /
SISTEMA DE PROYECCIONES FINANCIERAS (SPF): PARTE FUNDAMENTAL DEL PLAN DE NEGOCIO
 

Los estados financieros y la toma de decisiones

Es común pensar (aunque no por ello correcto) que al finalizar la función principal de la contabilidad, es decir, la producción de estados financieros, éstos son entregados a los cargos directivos quienes reconocerán cual es la situación de la empresa y empezarán a tomar decisiones en un sentido u otro.

En la empresa del siglo XXI, aquel director/a que espere a que solamente la contabilidad le brinde información respecto a cómo está su negocio, cometerá más de un error, entre otras razones, porque la estará recibiendo muy tarde, cuando todo haya pasado.

Ésta es una de las razones por las cuales muchos directivos no utilizan la información financiera, ya que, cuando la reciben ya no la necesitan, es algo que ya saben. Lo saben sencillamente porque todos los días están trabajando, vendiendo, comprando, motivando a su equipo, preguntando en todos los departamentos y a él/ella le llegan los problemas y las preguntas debiendo dar respuestas, de manera que, podría decirse que la situación financiera no sólo la conoce sino que la siente.

Entonces, ¿Cuál es la utilidad para aquellos que toman decisiones?.

Lo primero sería pensar cómo se determinan los estados financieros, esto es ¿quién los marca, quien y cómo los define?. En las empresas grandes (es difícil verlo en las medianas y pequeñas de manera real), encontramos dos grupos de personas por encima del director de la empresa: Uno es el consejo de administración y el otro la asamblea de accionistas, ambos con poder suficiente como para marcar el rumbo de la empresa.

En la asamblea de accionistas, los dueños, normalmente se apoyan en un conjunto de personas experimentadas para que ayuden a definir la estrategia que debe seguir la empresa, el rumbo que se debe tomar, los segmentos de mercado a atacar y de qué forma, el segmento que deben abandonar o evitar, qué productos, con qué recursos y, en algunos casos, se aprueban proyectos que son presentados por los mismos ejecutivos de la empresa.

Lo que es relevante es que lo que suceda en esos consejos de administración será determinante para el futuro de la empresa. ¡Ahí es donde realmente se determinan los estados financieros!. Si por ejemplo, en el consejo de la empresa XCV, S.A. se evalúa que la división de comida rápida no está teniendo los resultados esperados y se decide salir de ese negocio, los estados financieros de la empresa se verán transformados pero, en todos los casos, una vez tomada la decisión será cuestión de tiempo para que ésta se vea reflejada en los estados financieros.

Lo que será importante será el monitorizar de manera continua que los resultados esperados se estén cumpliendo y es ahí donde el departamento financiero en sentido amplio entra en función. Es muy importante el evaluar que las metas se cumplan y, la organización deberá diseñar un sistema de información lo suficientemente ágil y útil como para acompañar a la empresa al logro de sus objetivos.

Sistema de Proyecciones Financieras.

Las Proyecciones Financieras permiten estimar la evolución futura de una empresa en el horizonte temporal del medio y largo plazo, en base a los cambios del entorno y a sus estimaciones sobre las variables críticas de su negocio, cuantificando su impacto en la situación económica y financiera de la empresa.

Además, las proyecciones financieras constituyen un elemento crítico en el inicio de la actividad de la empresa o ante la toma de cualquier decisión estratégica o de inversión.

Permiten anticipar efectos no deseados y, en consecuencia, realizar las acciones correctoras oportunas.

Metodología del Sistema de Proyecciones Financieras (SPF).

Como ya se indica anteriormente, en general, lo que hacen las empresas es ejercer controles sobre lo sucedido. Con el método de proyecciones financieras, se avanza un paso más, ya que las empresas se ven asistidas en un área generalmente poco explotada: la planificación.

Con SPF, las personas de la empresa con capacidad de decisión pueden armar un modelo que incorpore todas las variables relevantes del negocio y jugar con ellas, investigando qué pasa si se modifican algunos de los parámetros de cálculo.

A partir de las hipótesis básicas, se obtienen los Estados Financieros Proyectados, de los que se sacan conclusiones fundamentalmente respecto a la coherencia, rentabilidad, sensibilidad y riesgo del negocio.

Ventajas de las Proyecciones Financieras.

Son un mecanismo de planificación y control, ya que permiten plasmar la situación económica y financiera proyectada de la empresa en el medio y largo plazo, posibilitando la fijación de objetivos y el control de los mismos.

Son un medio de evaluación de las decisiones estratégicas y de inversión en la empresa.

Permiten marcar objetivos de crecimiento y ver la sostenibilidad del mismo.

Permiten apoyar y defender un plan de viabilidad para una o varias líneas de negocio de la empresa.

Una buena proyección financiera da respuesta a interrogantes de suma importancia en una empresa ya que permite la:

Simulación: Creación de distintos escenarios para comprender y manejar riesgos potenciales. Esto permitirá medir el impacto de la alteración de una determinada variable sobre la posición futura de la empresa.

Medición de los distintos factores de sensibilidad y sus variaciones (sobre la rentabilidad, tesorería..)

Evaluación de las condiciones comerciales futuras.

Definición de las hipótesis básicas (precio, líneas de producto, horizonte temporal..).

Apoyo de manera coherente a la negociación en el ámbito financiero (ampliaciones de capital, préstamos, descuento comercial, leasing, cartas de crédito, subvenciones, etc..) ya que reducen la incertidumbre de los decisores.

Creación de un plan de negocio estratégico.

Es importante no perder de vista que las proyecciones financieras adquieren su mayor sentido enmarcadas dentro de un plan de negocio.

La gran mayoría de planes de negocios falla en recibir financiación. Esto sucede porque la mayoría de los emprendedores no comprende totalmente el propósito del plan de negocios.

Un plan de negocios no es solamente un documento escrito que explica una idea. Más que eso, debería ser una presentación completa sucinta y fácil de seguir que demuestre cómo un inversor obtendrá beneficios al participar en el crecimiento de su empresa.

Algunas de esas preguntas son: ¿Cuál es la oportunidad del mercado?. ¿Cuál será su segmento del mercado objetivo?. ¿Por quénecesitan su producto?. ¿Qué cantidad de ventas son necesarias para sostener su modelo de negocios?. ¿Cuáles son esas ventas?. ¿Cuánto tiempo se tardará en materializarlas y cómo deberán ser protegidas?. ¿Por qué la empresa está especialmente cualificada para tener éxito en un determinado negocio?. ¿Con quién tiene la empresa alianzas estratégicas?.

A su vez, el desarrollo de planes de negocios estratégicos los podemos dividir en 7 pasos principales.

1. Reunión inicial con el cliente.

Visión general del concepto de negocios y la empresa. Esta reunión inicial permite a los clientes transmitir verbalmente el concepto de negocio. Adicionalmente por medio de preguntas detalladas se trata de entender qué ventajas competitivas le permiten a la empresa capitalizar las oportunidades del mercado.

2. Evaluación de las oportunidades.

Análisis conceptual realizado por expertos para investigar los parámetros del mercado principal y secundario en los que la empresa está compitiendo. Se evalúan sectores, necesidades de los clientes y competidores..

3. Ventajas competitivas.

El equipo de especialistas analiza la visión del negocio de la empresa dentro del contexto de la oportunidad que brinda el mercado. El resultado es una lista depurada de conceptos, productos y servicios a ofrecer. Este proceso determina cuáles son los mejores conceptos que armonizan con las ventajas competitivas del cliente con las oportunidades del mercado.

4. Desarrollo de la estrategia entre la empresa y los especialistas.

Se le presenta al cliente la evaluación de las oportunidades y el listado de conceptos depurados de productos y servicios. Los especialistas y la empresa trabajan juntos para seleccionar el concepto óptimo. Luego se construye una estrategia para alcanzar los objetivos del proyecto.

5. Opciones estratégicas.

Basándose en los conceptos depurados del negocio, se analizan los elementos ejecutivos necesarios para alcanzar exitosamente los conceptos buscados. Las opciones estratégicas son desarrolladas para las siguientes áreas:

Marketing: se incluye las características que deberán ser consideradas y cuál será la mejor forma de promocionar alianzas a la compañía. Se incluye a compañías que se dirigen a los mismos grupos de clientes y cómo pueden actuar como sólidos socios estratégicos;

Puesta en marcha: se incluyen los recursos necesarios y procesos a completar para la puesta en marcha del negocio;

Operaciones: Se incluyen qué funciones actuales y procedimientos serán requeridos para que el proyecto sea un éxito;

Financieros: Se incluye informe del caudal de ingresos, valoraciones comparables en el mercado y estrategias de salida;

Management: Se incluye cuál será el personal adicional necesario para fortalecer al equipo directivo.

6. Redacción del plan.

Basándose en las evaluaciones de las oportunidades, las opciones estratégicas y conceptos depurados, se crea un plan de negocios conciso y completo para presentar a los inversores potenciales.

7. Proyecciones financieras

El modelo incluye pronóstico de ventas para cada unidad de ingresos junto con sus costes fijos y variables. Un conjunto de suposiciones (por ejemplo tasas penetración en el mercado) serán desarrolladasy revisadas. El modelo debería mostrar, entre otras cosas, cuánto capital será requerido para el inicio del proyecto, qué beneficios se obtendrán, que retornos potenciales estimados recibirán los inversores. Las proyecciones financieras incluirán n años ( de 3 a 5 según el horizonte temporal acotado para el proyecto) de ingresos proyectados, balances, flujos de fondos proyectados... con base mensual para los primeros 2 años y anual para los restantes.

Partes esenciales de un Plan de Negocio

Introducción + Resumen ejecutivo (ideas clave)

Visión empresa, Inversiones, Recursos humanos, Producto, Márgenes comerciales

Situación actual

Historial (forma jurídica), Ubicación geográfica, Accionariado, Órganos de administración, Organigrama

Marketing/ventas(puntos diferenciadores) (segmentación sectorial)

Líneas de negocio, Líneas de producto, Servicios, Tipología de clientes, Distribución

Recursos

Producción, Gastos de explotación, Personal..

Estado desarrollo proyecto

Situación actual, Objetivos, Horizonte temporal

Proyecciones financieras

Hipótesis básicas, Simulación, Conclusiones operativas

Conclusiones

Informe de evaluación del proyecto

Anexos

Estados financieros y hojas técnicas

Economistes. Nº 224

Colegio de Economistas de Valencia